עלויות התוכנה הן אחד הסעיפים הכבדים ביותר בתקציב של עסקים קטנים ובינוניים, במיוחד כאשר מדובר ברישיונות תוכנה, שירותי ענן, וכלים דיגיטליים שנדרשים לתפעול היומיומי של העסק. עם זאת, ניהול נכון של הוצאות התוכנה יכול לחסוך לכם אלפי שקלים בשנה בלי לפגוע בביצועים או ביעילות.
הנה כמה טיפים מהירים לחסכון בעלויות תוכנה.
1. בצעו מיפוי של התוכנות והשירותים בשימוש
הרבה עסקים ממשיכים לשלם עבור תוכנות או רישיונות שאינם משתמשים בהם בפועל. התחילו במיפוי מלא של כל התוכנות והכלים שאתם משתמשים בהם.
- בדקו כמה משתמשים בפועל יש לכל רישיון.
- וודאו שאין רישיונות מיותרים או חפיפות בין כלים שמספקים פונקציות דומות.
טיפ: השתמשו בכלי ניהול רישיונות אוטומטי שיכול לזהות תוכנות או רישיונות שלא בשימוש.
2. עברו לתוכנות בקוד פתוח
תוכנות בקוד פתוח (Open Source) יכולות להוות חלופה מצוינת לכלים בתשלום. בעשור האחרון, הפתרונות האלו התפתחו משמעותית ומספקים פונקציונליות איכותית ללא עלות.
דוגמאות:
- במקום Microsoft Office, נסו להשתמש בכלים החינמיים של גוגל.
- במקום Photoshop, השתמשו בכלי החינמי (ברובו) Canva.
3. מיקוח מול ספקים
הרבה בעלי עסקים אינם מודעים לכך שניתן לנהל משא ומתן עם ספקי תוכנה, במיוחד אם אתם לקוחות ותיקים או אם יש לכם הצעה משתלמת יותר מספק מתחרה.
- הציגו נתונים על השימוש שלכם והוכיחו שאתם לקוח נאמן.
- בקשו הצעה להארכת רישיון בתנאים מועדפים, או הנחה עבור תשלום מראש.
4. שימוש במנויים קבוצתיים או שיתופי פעולה
ספקי תוכנה רבים מציעים הנחות משמעותיות למנויים קבוצתיים או עבור שותפויות בין עסקים. אם אתם חלק מרשת עסקית, בדקו האם תוכלו להצטרף להסכם קבוצתי ולחסוך עלויות.
5. בדקו את הצרכים שלכם מחדש
לעיתים, עסקים קטנים ובינוניים נוטים לשלם עבור תוכנות עם פונקציות רבות שאינן רלוונטיות עבורם.
איך להימנע?
- עברו לתוכנה שמותאמת לצרכים שלכם בלבד, מבלי לשלם על "פיצ'רים" שאתם לא צריכים.
- השתמשו בגרסאות לייט או בסיסיות, במיוחד אם הצוות שלכם קטן.
6. השקיעו בתוכנות מבוססות ענן
מעבר לתוכנות מבוססות ענן (SaaS) יכול להיות דרך מצוינת לחסוך בעלויות. במקום לשלם סכום חד-פעמי גבוה על רישיון תוכנה, תוכלו לשלם דמי מנוי חודשיים מותאמים לצרכים שלכם.
יתרונות:
- תשלום גמיש לפי שימוש.
- עדכוני תוכנה כלולים במחיר, ללא צורך ברכישת גרסאות חדשות.
- אפשרות להגדיל או לצמצם את המנוי בהתאם לצמיחת העסק.
7. השוו בין ספקים ואל תחששו להחליף
שוק התוכנות דינמי מאוד, ותמיד צצים ספקים חדשים עם הצעות אטרקטיביות יותר. אל תחששו לבחון אופציות חדשות ולשקול החלפה של ספק, במיוחד אם אתם כבר זמן רב עם אותו הספק מבלי לבדוק חלופות.
איך לעשות זאת?
- בצעו סקר שוק אחת לשנה.
- השוו לא רק את העלויות אלא גם את התמיכה הטכנית, חוויית המשתמש והאמינות של הספקים.
8. בדקו אם אתם זכאים להנחות ייחודיות
עסקים קטנים, סטארטאפים ועמותות זכאים לעיתים קרובות להנחות או הטבות מיוחדות. ספקים מסוימים מציעים רישיונות חינמיים או מוזלים לעסקים בתחילת הדרך או לעמותות.
דוגמאות:
- חברות תוכנה רבות מציעות תוכניות תמיכה מיוחדות לעסקים קטנים.
- פלטפורמות כמו Microsoft ו-Google מציעות הטבות למגזר החינוכי או לעמותות.
9. השקיעו באוטומציה ובייעול תהליכים
תוכנות אוטומציה יכולות לחסוך לכם זמן וכסף בטווח הארוך. לדוגמה, שימוש בתוכנות לניהול פרויקטים, חשבונות או שירות לקוחות יכול להחליף עבודה ידנית יקרה ולייעל את פעילות העסק.
דוגמאות לכלים יעילים:
- Asana לניהול פרויקטים.
- Zapier לחיבור אוטומטי בין אפליקציות שונות.
- Xero או QuickBooks לניהול פיננסי.
10. אל תשכחו לתעדף אבטחת מידע
חיסכון בעלויות לא צריך לבוא על חשבון אבטחת המידע שלכם. לעיתים קרובות, עסקים קטנים נוטים לחסוך על תוכנות אבטחה, מה שעלול לעלות ביוקר במקרה של פריצה או אובדן נתונים.
מה לעשות?
- השקיעו בתוכנות אבטחת מידע אמינות, גם אם מדובר בעלות נוספת.
- הקפידו לגבות את הנתונים בענן או במערכת מאובטחת אחרת.
11. ערכו הערכה תקופתית של עלויות התוכנה
חיסכון בעלויות התוכנה הוא לא תהליך חד-פעמי. קבעו הערכה תקופתית (למשל, אחת לחצי שנה) שבה תעברו על כל העלויות, השימושים והרישומים שלכם. כך תוכלו לזהות מוקדם עלויות מיותרות ולהתאים את ההוצאות בהתאם לשינויים בצרכי העסק.
לסיום: השקיעו בייעוץ מקצועי
אם אתם מרגישים שאתם מבזבזים זמן ומשאבים על ניהול הוצאות התוכנה שלכם, מומלץ לפנות לייעוץ מקצועי. פה אנחנו נכנסים – חברת COSTWISE מתמחה בניהול הוצאות תוכנה לעסקים קטנים ובינוניים!
צוות הרכש המקצועי של החברה מתמחה בניתוח מעמיק של הוצאות העסק, בזיהוי פערים והתייעלות בתחום ההסכמים והעלויות התפעוליות. באמצעות תהליך מובנה של בדיקות, סקרי שוק ומשא ומתן מול ספקים, החברה מסייעת לעסקים למקסם את הערך הכספי שלהם ולשפר את הרווחיות.
עם מדיניות "לא חסכת – לא שילמת", אתם יכולים להיות בטוחים שתקבלו את החיסכון המקסימלי, בלי סיכון. פנו אלינו עוד היום והתחילו לחסוך בעלויות התוכנה שלכם!
